Особенности выбора коммерческого помещения и оформление аренды
■ Одной из наиболее частых ошибок арендаторов является неверная оценка метража и местоположения помещения, поэтому важно с самого начала правильно оценить требования к будущему офису.
Выбор места под офис прежде всего зависит от характера деятельности фирмы, для этого нужно четко понимать, какие функции будет выполнять офис:
– если это главным образом представительские функции, т. е. офис нужен для встреч с клиентами, подписания договоров и т. д., то желательно, чтобы он был не очень далеко от метро и с каким-то вариантом парковки, пусть и дорогой, платной;
– если это в первую очередь место работы сотрудников и руководства, то офис может быть и не в центре. Но здесь важна площадь (чтобы сотрудники могли уместиться), однозначная близость к метро (сотрудники обычно ездят на общественном транспорте), столовые или недорогие кафе поблизости;
– если это магазин, то должна быть возможность подъезда грузовой техники и наличие необходимых разрешений на этот вид деятельности.
Немаловажен и режим работы здания, где будет располагаться офис. Если случаются переработки – например, накануне сдачи проекта сотрудники могут работать всю ночь, – как к этому отнесется охрана? Есть ли доступ в здание в выходные дни?
Престиж и удобное расположение стоят денег, поэтому придется решить, готовы ли вы ради этого к дополнительным расходам. В любом случае перед тем как браться за поиск помещения, нужно четко сформулировать цели, зачем это нужно.
Помещение можно арендовать не только у частных владельцев, но и у города. В Москве уже несколько лет проводятся торги, на которых малые предприятия могут получить в аренду помещения из муниципальной собственности по льготным ставкам. Впоследствии арендатор может их выкупить у города.
В I квартале текущего года Москва, по данным городских властей, предложила малому бизнесу в аренду 230 объектов недвижимости общей площадью 54 000 кв. м во всех округах Москвы. Это помещения на первых этажах, подвалы, цоколи жилых домов, отдельно стоящие здания.
Объекты пользуются высоким спросом со стороны покупателей: по информации чиновников, в среднем на один лот претендуют по четыре участника. Особенно высок спрос на помещения в Центральном и Южном округах Москвы.
Но есть в таком виде аренды и свои недостатки. Так, если на месте арендуемого вами здания городские власти решат построить какой-нибудь нужный городу объект, помещение придется покинуть. Но уведомить об этом вас должны будут заблаговременно.
■ После того как помещение под будущий офис найдено, необходимо убедиться в том, что оно принадлежит арендодателю и он полномочен сдавать его в аренду. Подтверждением права собственности служит выписка из Единого госреестра прав на недвижимость. Из нее вы также узнаете, находится ли это имущество в залоге, обременении либо под арестом. Выписку вы можете потребовать у арендодателя или заказать ее самостоятельно.
Если вы не исключаете обращения за кредитом, то вам лучше заранее знать, что банки очень внимательно смотрят на место, где сидит заемщик. При рассмотрении вопроса о кредите банк будет особо тщательно проверять как само помещение, так и документы на аренду.
■ Необходимо проверить обеспеченность офиса электроэнергией, телефонной связью и интернетом. Сможете ли вы подключить все необходимое оборудование? Есть ли возможность организовать серверную?
Если вы открываете ресторан, салон красоты или магазин, обязательно уточните, нет ли ограничений на использование помещений под такой вид деятельности. Такие ограничения могут быть установлены, в частности, если помещение располагается в жилом доме.
Имеет смысл также узнать, дает ли арендодатель вам юридический адрес, т. е. можно ли вашей фирме официально прописаться и указать адрес арендованного вами офиса в качестве официального адреса для налоговой службы, ПФР и прочих государственных органов.
■ Внимательно изучите договор аренды. В нем должно быть дано максимально полное описание объекта аренды – его точный адрес, метраж, количество комнат и регистрационные данные, указанные в свидетельстве о праве собственности. В этом вам могут помочь планы БТИ и кадастровые паспорта, которые необходимо затребовать у арендодателя. Эта информация важна будет и для банка, если вы захотите кредитоваться и в периметре сделки будет данный договор аренды.
Тщательно проверьте права и обязанности обеих сторон договора, правила пользования и эксплуатации помещения. Малейшая невнимательность может в будущем обернуться крупными неприятностями и убытками. Как показывают наши исследования, часто за размытыми формулировками прячутся невыгодные для арендатора условия. Если какая-то формулировка договора кажется вам непонятной, просите арендодателя уточнить, что именно имеется в виду, и внести изменения в договор. Для изучения договора лучше нанять юристов, специализирующихся на коммерческой недвижимости, которые помогут прояснить все детали и составить правильные формулировки.
Важно: обязательно определитесь, какой договор аренды вы собираетесь заключить – краткосрочный (менее 11 месяцев) либо долгосрочный (свыше одного года). При заключении долгосрочного договора требуется его регистрация.
■ Особенно внимательно следует изучить положения договора, в которых речь идет о расходах на содержание арендованного помещения, чтобы для вас потом не стали неприятным сюрпризом дополнительные расходы. Как правило, арендная плата включает в себя лишь платежи за пользование помещением. А расходы на его ремонт и содержание (коммуналка, уборка и вывоз мусора, связь и т. д.) обычно несет арендатор. Целесообразно подробно обсудить и отразить в договоре, какие расходы кем оплачиваются.
■ Надо проверить условия продления договора, а также условия досрочного расторжения. Если у вас изменится ситуация и вы решите переехать, когда вы должны предупредить арендодателя? Какие есть штрафные санкции? Иначе может оказаться так, что вам, например, не разрешат вынести имущество. Здесь же надо проверить, требует ли арендодатель депозит. Чаще всего при заключении договора аренды требуется не только внести оплату за наступающий месяц, но и дополнительно внести депозит в размере 1–2 месяцев аренды.
■ Если вас что-то не устраивает в договоре, просите арендодателя внести изменения в договор. Вы имеете полное право не принимать условия арендодателя, если вам кажется, что они для вас невыгодны или нарушат ваши права. По нашим наблюдениям, в большинстве случаев можно прийти к компромиссу и снизить негативное влияние положений договора на вашу компанию.
Важно: если вы договорились о внесении изменений в договор, требуйте их зафиксировать в письменном виде, для чего составляется протокол разногласий. В противном случае арендодатель, подписав договор, может «забыть» об устных договоренностях и требовать от арендатора неукоснительного соблюдения указанных в договоре положений. Поэтому настаивайте на письменном оформлении всех достигнутых договоренностей, особенно если они в ваших интересах.
■ Обязательно оформляйте акт приемки-передачи, ведь именно после его подписания вы получаете право пользования помещением. В акте должны быть подробно указаны характеристики помещения и его фактическое состояние: необходимость ремонта, отсутствие каких-либо деталей, состояние инженерных коммуникаций, возможность использования по назначению. Впоследствии этот документ позволит избежать разногласий между сторонами.
Кроме того, если помещение требует ремонта, можно попросить у арендодателя денежную компенсацию или «арендные каникулы».
■ Таким образом, типовой договор аренды коммерческой недвижимости включает в себя основной договор, акт технического состояния помещения, акт приемки-передачи помещения и дополнительные соглашения к основному договору, в которых оговариваются коммунальные и другие платежи.
■ Любое нарушение условий договора арендодателем (наиболее типичные: требования внести всю сумму аренды сразу, повышение оплаты более одного раза за календарный год, перевод оплаты в другую валюту, повышение ставки аренды после смены собственника, причинение ущерба вследствие плохого состояния коммуникаций) требует составления претензии в письменной форме.
Претензия должна содержать: название и адрес обеих сторон – и того, кто направляет претензию, и того, кому она адресуется; предъявляемые требования и доказательства, сроки и порядок добровольного исполнения претензии, адрес и ответственное лицо для ответа. Один экземпляр документа вручается под подпись ответчику или направляется письмом с уведомлением о вручении.
Если в установленные сроки сторонам удается найти компромисс, об этом также составляется документ. Если нарушения исправлены не были, после истечения установленного времени можно обращаться в суд.
Многие детали договоров коммерческой аренды могут быть незаметны непрофессиональному взгляду. Но, как показывает опыт заемщиков СДМ-банка, даже непрофессионал может легко вооружиться знаниями, которые облегчат решение сложной задачи и избавят от возможных ошибок и проблем в будущем.
Автор – председатель правления СДМ-банка
